Офісний переїзд — популярний захід, особливо для столичних організацій. Компанії змінюють місце своєї локації мало не кожні півроку. Знаходяться більш вигідні пропозиції стосовно оренди, нові рішення, можливості переїхати ближче до центру, з’являються фінанси викупити будівлю під офіс або необхідність розширити організацію, а разом з тим і штат співробітників. Так чи інакше, виникає потреба в переїзді. Щоб не втратити цінні папери, потрібно організувати переїзд без поспіху, але максимально оперативно, не зриваючи терміни оренди. Дуже важливим є планування кожного етапу переїзду.
З самого початку важливо засвоїти одне правило — краще переоцінити масштаби часу та сил. Адже як показує практика, завжди виникнуть невраховані обставини та фактори, які затягнуть процес переїзду. Маючи багаторічний досвід компанії, яка спеціалізується на професійних переїздах, дамо Вам поради щодо організації процесу.
Поради тим, хто плануєте офісний переїзд
Переїзд офісу починається з формування штабу. Важливо, щоб кожен співробітник знав свої завдання, наприклад, упаковування речей свого робочого місця. За кілька днів до переїзду забезпечте працівникам пакувальний матеріал. Проведіть інвентаризацію обладнання, меблів і техніки. Переберіть і розсортуйте папери, нехай бухгалтери та секретарі переконаються в наявності всіх звітів і документації.
Далі, організуйте процес переїзду в такий спосіб:
- перед тим як перевезти речі, потрібно переконатися в чистоті нового приміщення. У ньому не повинно бути сміття і зайвих речей. Можна організувати попереднє прибирання всім колективом. Якщо ж це зробити після перевезення речей, то ризик втрат значно збільшиться;
- визначте погодинний план і озвучте його штабові. Він повинен включати час навантаження і вивантаження, час розпакування речей і встановлення обладнання;
- важливо мати планування нового офісу і виділити квадратні метри на робочі місця. Це допоможе занести і розставити меблі та коробки без «штовханини»,а також скоротити час на подальше розпакування і розкладання речей;
- в процесі пакування офісного майна потрібно робити позначки на коробках. Нехай кожен співробітник вказує не тільки вміст, але своє прізвище і номер нового робочого місця. Так, після переїзду можна уникнути плутанини і нагромадження коробок, кожен буде розпаковувати речі в своїй зоні.
Допомога при переїзді — потрібна практично завжди. В першу чергу її надають компанії з вантажоперевезень. Знайти такого виконавця потрібно заздалегідь. Переконатися в його надійності, домовитися про терміни, масштаби роботи, умови і вартість послуг. Якщо транспортування проводиться своїми силами, то не потрібно експлуатувати співробітників, покладаючи на них навантаження. До того ж, професійні вантажники впораються з цим завданням структуровано і швидше, а також будуть нести матеріальну відповідальність за цілісність вантажу.
Щоб скоординувати роботу, доцільно вибрати як мінімум двох співробітників, кожен з яких буде відповідати за роботу на новому і старому приміщенні. Часто при переїзді потрібно місце під зберігання речей. Щоб усунути всі ризики втрат і отримати гарантію безпеки, можна орендувати спеціальний бокс або елемент. Такі складські послуги пропонують страхування і забезпечення умов для зберігання конкретного типу речей. Також дуже зручно орендувати контейнер під склад, як найбільш бюджетний, але не менш надійний варіант зберігання речей.