Успішна компанія, з великою кількістю клієнтів та з постійним збільшенням коштів в обігу, у якийсь момент стикається з браком місця для архівної документації. Торішні контракти, домовленості та вкладення можуть займати неприйнятну кількість місця на полицях у бухгалтерії.
У статті розглянемо переваги та недоліки позаофісного зберігання документів.
Як вирішити проблему з надлишком архівної документації, яку не можна викинути?
Одним зі способів вирішення залишається наймати архіваріуса або цілу команду фахівців, а також організувати окремий відділ з виділенням місця під архів. Таким чином компанія:
- Завжди має місце для документообігу;
- У разі потреби може дістати потрібні контракти у будь-який час;
- Має відповідальних за архівні документи людей.
Ось тільки супровідні витрати на створення такого відділу можуть бути непосильною ношею для малого або середнього бізнесу. Адже велика кількість документів може виникнути не тільки через високий попит на послуги компанії, але й завдяки постійним невеликим замовленням або специфіки роботи організації.
В такому випадку логічніше буде скористатися спеціальними боксами для зберігання, в яких можна безпечно розмістити документацію. Важливим аргументом є й дешевизна подібного способу заощадження архіву. Орендувати цілий склад під документи найчастіше є нерентабельним, а ось невеликий контейнер підійде краще. Платити потрібно тільки за використані комірки для зберігання, вибираючи потрібні контейнери. Переплати за невикористаний простір в такому разі не буде.
Усе ж таки не у кожної компанії є повноцінний офіс з можливістю взяти в оренду ще одне приміщення. А іноді підприємство відштовхується від зворотного: для розширення бізнесу необхідно створити додаткові робочі місця, а приміщення архіву найкраще для цього підійде. Подібне делегування обов’язків щодо зберігання речей успішно практикується в Європі та Америці, де за оцінками аналітиків вже понад 67% компаній не зберігають документацію в особистому офісі.
Недоліки позаофісного зберігання документів
Розглянемо спочатку недоліки, які є у подібного способу заощадження архіву. Отримати доступ до потрібних паперів настільки швидко, як при окремому приміщенні в офісі, не вийде. У будь-якому випадку будуть часові витрати на проїзд до місця розташування складу.
При цьому потрібно уважно вибирати спеціалізований сервіс зберігання речей, тому що він повинен відповідати певним вимогам:
- На території повинна бути організована мережа відеокамер та охорони, щоб документація на складах була в цілковитій безпеці;
- Не варто довіряти ненадійним компаніям, які пропонують бокс, котрий стоїть самотньо, наприклад, в гаражному кооперативі. Є ймовірність, що це єдине доступне приміщення, створене для обману клієнтів;
- Обов’язково потрібно звертати увагу на вартість орендованого складу. Варто шукати компанію, де платити потрібно тільки за використаний простір, а розмір контейнерів дозволяє оптимально розмістити всі папери.
5 переваг зберігання архівних документів на складі
Крім фінансової вигоди та можливості звільнити місце в офісі, є кілька основних переваг позаофісного зберігання:
- Старі контракти та інші паперові вироби вимагають дбайливого ставлення, яке складно підтримувати в умовах постійної офісної роботи;
- Швидше за все співробітники, яким потрібно потрапити в приміщення з документами, будуть страждати від великої кількості пилу, що скупчився;
- Склад надає 100% захист персональних даних;
- Відвідувати орендований бокс можна цілодобово, в будь-який день тижня;
- Можна оптимізувати простір офісу, провести перестановки або створити опенспейс простір.
Позаофісне зберігання бухгалтерських, касових та податкових звітів допомагає бізнесу розвиватися й правильно витрачати ресурси.